چگونه جلسات اداری را مفید و کارآمد برگزار کنیم؟
خوردن و آشامیدن قبل، در میان و بعد از جلسات رسمی باعث اعتماد سازی و صمیمیت بیشتر شما با مهمانان و سایر شرکت‌کنندگان می شود.
آداب یک پذیرایی رسمی
پذیرایی هرچند مختصر در بدو ورود افراد مانند تزریق انرژی به آنهاست و جلوه بسیار خوبی در ذهن به وجود می آورد.
چراکه نه تنها طبق اصول اخلاقی با مهمانان برخورد شده است بلکه ممکن است برخی افراد با توجه به مشغله های کاری روزانه فرصت خوردن مواد غذایی کافی قبل از جلسه را از دست داده باشند و ضعف بدنی مانعی در جهت قرار گرفتن در مسیر عادی جلسه، گفتگو و اعمال انعطاف پذیریهای لازم باشد، حتی در برخی افراد ضعف و گرسنگی عامل عصبانیت و برخورد شدید طی جلسه و یا منجر به افت فشار خون و احساس خستگی و خواب آلودگی می شود که در تمامی این حالات نتیجه دلخواه از جلسه حاصل نشده و تنها زمان سپری می شود.
بکار گرفتن اصول و آداب پذیرایی و تشریفات اداری در جای خود بسیار مفید و مؤثر است.
شاید شما هم مثل من جلساتی را تجربه کرده باشید که برای برگزاری آن زمان زیادی صرف آماده سازی و برنامه ریزی کردید اما به اصطلاح جو جلسه مطلوب نیست و هر چه سعی می کنیم فضای جمع را تغییر دهیم، آنطور که می خواهیم نمی شود و لذا نه تنها مطابق برنامه پیش نرفته ایم بلکه بعد از پایان آن بسیار اندوهگین و افسرده هم می شویم چراکه می توانستیم این زمان را صرف کارهای دیگری کرده و نتایج بهتری بگیریم.
پس خوب است با رعایت اصول میزبانی و آئین تشریفات در برگزاری جلسات اداری و کاری و با توجه به زمان و طول مدت جلسات برای پذیرایی شروع و میان جلسه ای و گاهی قبل از خاتمه و جمع بندی، پیش بینی های لازم صورت گیرد.
پیشنهاداتی برای پذیرایی جلسات براساس زمان
جلسات صبح و در ساعات اولیه روز
سرو صبحانه مختصر در قالب یک ساندویچ کوچک یا کیک و یک نوشیدنی مثل شیر، آبمیوه، قهوه یا چای هم دارای ارزش غذایی خوبی بوده و هم استفاده از آن راحت و بی دردسر است.
این پیشنهاد از این جهت سودمند است که احتمالا بسیاری از افراد موفق به صرف صبحانه در منزل نمی شوند و یا گاهی بعضی افراد در همان روز برگزاری به شهر شما رسیده اند و امکان صرف صبحانه را نداشته اند.
جلسات قبل ازظهر
سرو شیرینی یا شکلات با یک نوشیدنی مثل آبمیوه، قهوه یا چای و همچنین میوه های پوست کنده و برش خورده در ظرفهای با پوشش بهداشتی هم به جهت تأمین آب و کالری مورد نیاز بدن مناسب هستند هم استفاده از آنها راحت است. مخصوصاً اینکه پوست کندن و برش زدن میوه سخت بوده و موجب ایجاد لک و یا چسبناکی دستها می شود لذا بهتر است میوه ها در قطعات کوچک و آماده خوردن سرو شود.
جلسات بعدازظهر
سرو ساندویچ کوچک با نوشیدنی بدون گاز به همراه دسرهای آماده در شرایطی که افراد فرصت خوردن وعده ناهار نداشته باشند، مفید است در غیراینصورت می توان از شیرینی به همراه یک نوشیدنی مثل آبمیوه، قهوه یا چای استفاده کرد.
نکات لازم و ضروری در پذیرایی جلسات:
1. در نحوه پذیرایی می بایست موارد بهداشتی به نحو خوبی رعایت شوند.
چراکه رعایت موارد بهداشتی باعث می شود افراد با خیال راحت و اشتیاق بیشتری استقبال کرده و از وسایل پذیرایی استفاده کنند.
اما رعایت بهداشت تنها مربوط به ظروف پذیرایی نمی باشد بلکه اقلامی هم که سرو می شوند بهتر است در بسته بندی بهداشتی بوده و اطلاعات تولیدکننده و استانداردهای بهداشتی محصول بر روی بسته بندی ها موجود باشد و از برندهای معروف و شناخته شده باشند چراکه تمامی اعمال و رفتار شما بر روی برند و اعتبار شما نزد دیگران اثرگذار است.
2. ساندویچ، کیک، شیرینی و نوشیدنی ها بهتر است از محصولات ایرانی و سلامت محور انتخاب شوند.
بطور مثال در ساندویچ صبحانه می توان از پنیر و گردو، عسل یا مرباهای طبیعی که طعم خوبی دارند و یا کرمهای صبحانه ارده و خرما با طعمهای مختلف استفاده کرد تا مزه آن ماندگار باشد و برای ساندویچ بعدازظهر می توان از اشترودلهای آماده با محتویات متنوع سبزیجات، جوجه کباب و ... یا کرمهای عصرانه ارده و خرما با طعمهای گوناگون و لذیذ استفاده کرد.
کیک و شیرنیهای سنتی، مثل کلمپه کرمان، کلوچه مسقطی شیراز، شیرینهای یزد، شیرینیهای تبریز و ... وجود دارند که نه تنها بسیار لذیذ هستند بلکه ارزش غذایی بالایی هم دارند و قدمت و اعتبار آنها نیز بسیار ارزشمند است.
یا به جای شکلات می توان از مسقطی، گز، سوهان، باسلق، راحت الحلقوم، شکلات خرما و ... که همگی در بسته بندیهای لقمه ای عرضه می شوند، استفاده کرد.
به جای قند بهتر است نوشیدنیها با شکرپنیر، قند خرما، قند عناب و ... پذیرایی شوند.
آب میوه های طبیعی ارگانیک، چای ها و دمنوشهای ایرانی، انتخاب خوبی برای نوشیدنی هستند.
3. نه به ظروف یکبار مصرف و حمایت از محیط زیست
اهمیت دادن به مسائل محیط زیست و رعایت نکات زیست محیطی نه تنها در سرنوشت آینده مان مفید است بلکه توجه به این نکات ظریف در دیدگاه مخاطب نسبت ما بسیار اثر گذار است.
لذا تا حد امکان از ظروف یکبار مصرف و پلاستیک استفاده نکنیم و سعی کنیم در مصرف مواد غذایی، آب و انرژی نیز اسراف ننمائیم. در استفاده از کاغذ دقت کنیم و از به هدر رفتن آن جلوگیری کنیم.
